Hvad er PDCA?

PDCA modellen, også kaldet PDCA cirklen eller PDSA cirklen, er måske den vigtigste mentale model i Lean. Men hvorfor er det sådan?

Fordi PDCA (Plan, Do, Check, Act) er grundlaget for den eksperimentelle og lærende tilgang til innovation og udvikling. Det er også standarden for, hvordan vi ændrer ting i en Lean virksomhed. Det kan være når vi skal forbedre noget eller løse et problem.

Er der tale om større ændringer eller mindre justeringer? I alle tilfælde anvendes PDCA modellen. PDCA modellen går også under navnet Deming cirklen, og i vores sundhedsvæsen er den kendt som PDSA cirklen (Plan, Do, Study, Act). Cirklen er rund, fordi den understøtter idéen om, at man kan fortsætte med at lave forbedringer. Dette er en overordnet tankegang i Lean, hvor fokus er på løbende forbedringer.

Hvornår kan PDCA anvendes?

• Som model for løbende forbedringer
• Når man identificerer og løser problemer
• Ved starten af et nyt forbedringsprojekt
• Ved udvikling af et nyt eller forbedret design
• Når man definerer og forbedrer en proces
• Ved gennemførelsen af enhver form for ændring

Processen består af 4 trin, som gennemføres i urets retning. I midten er der en skive, hvor der står “Forstå situationen”. Det betyder, at du altid skal tage hensyn til den aktuelle situation, uanset hvor du befinder dig i processen.

PLAN

Vi starter med at identificere årsagen til problemet/forbedringsmuligheden. Derefter planlægger vi ændringen ved også at beskrive, hvad vi tror, der vil ske, når justeringen/ændringen er gennemført.

Husk, at det, vi tror, der vil ske, kun er en hypotese. Vi har aldrig prøvet den nye tilstand før, så vi kan ikke være sikre på resultatet.

Det er ligesom første gang, man sætter sig på en cykel. Det ser måske let ud, når andre gør det, men når man selv skal gøre det for første gang, sker der som regel noget andet, end man tror, der vil ske. Så husk, at vores plan er en hypotese, der skal afprøves i Do-fasen.

DO

Det er gennemførelses- og testfasen. Test din plan og se, hvad der er sker. Test planen inden for et afgrænset område, et afgrænset tidsrum og et afgrænset antal gange.

CHECK (STUDY)

I Check fasen opstår læringen af vores forsøg, og Check fasen er derfor den vigtigste fase i PDCA-modellen. Flere bruger med rette betegnelsen Study i stedet for Check, hvor for eksempel vores danske sundhedsvæsen er en af dem. Det giver mening, for I check fasen stiller vi de to vigtigste spørgsmål;

1. Helt præcist hvad skete der i vores forsøg?
2. Baseret på en beskrivelse af hvad der skete, helt præcist, hvad har vi så lært af forsøget?

PDCA har sin styrke og store værdi i disse to spørgsmål. Det er her alt læringen foregår og opsamles. Det er her refleksionen sker, og netop læring og refleksion er helt centralt i Lean. Derfor anses PDCA modellen også, af mange, som den vigtigste mentale model i Lean.

I de fleste tilfælde skete der ikke det, vi havde regnet med, men noget helt andet, og så har vi lært af det. I vores eksempel med første gang på cyklen må vi ned og støtte med foden, fordi vi ikke kunne holde balancen. Og det samme sker måske anden og tredje gang. Der skete med andre ord ikke det vi regnede med, og vi har lært, at man ikke lige kan sætte sig op på en cykel og cykle. Der skal andre tiltag til.

ACT

Tag handling baseret på, hvad du har lært af testen. Hvis ændringen ikke virkede, gå tilbage til plan-fasen og start forfra, prøv noget nyt. I cykeleksemplet kunne det f.eks. være at sætte støttehjul på cyklen.

Hvis testen var en succes, implementer da ændringen. I en arbejdspladsproces vil det typisk være i form af en ny eller ændret jobinstruktion og den tilhørende træning i den nye proces.

Det endelige mål er at opnå en bæredygtig og varig ændring, som ikke falder tilbage til den gamle proces. I Lean har vi efter ændringen af en proces, øget fokus på at fastholde den nye måde at udføre processen på. Det kan f.eks. være ved at følge op på ændringen på Kaizen-tavlen hver uge, for at sikre at ændringen er blevet implementeret og at vi ikke glider tilbage til den gamle måde at udføre opgaven på.

Hvordan kan PDCA hjælpe?

Alle, fra den øverste ledelse til personalet på gulvet, bruger den samme mentale tilgang til forandringer. Med PDCA kan vi løse problemer og indføre store forandringer grundigt. Det kan spare mange penge. Tænk over, hvor mange penge vi som samfund kunne have sparet, hvis PDCA-modellen var blevet anvendt i forbindelse med indkøb af IC4-toget eller sundhedsplatformen? Der er mange penge at spare ved at anvende modellen. PDCA er grundlaget for den lærende organisation. Der kommer hele tiden ny læring til i checkfasen. Lær om det på akademiets certificerede Lean kurser.

PDCA og Kaizen

PDCA (Plan-Do-Check-Act) er den standard, der anvendes i Lean for at ændre eller forandre ting. Målet er at skabe en forbedringskultur (kaizen kultur), hvor alle medarbejdere i virksomheden arbejder med forbedringer eller ændringer.

Lean kulturen udvikles af ledere og medarbejdere i virksomheden, som samarbejder for at skabe en kultur af løbende forbedringer og innovation (kaizen). Tankegangen om, at tingene altid kan forbedres, bliver en naturlig måde at tænke på og en del af virksomhedens kultur – ligesom vi taler om en kaizen kultur, kan vi også tale om en PDCA kultur, da PDCA er fundamentet for alle kaizen-aktiviteter.

Hvis man spørger en Toyota medarbejder om hendes opgaver, vil man meget sandsynligt få svaret “min opgave er kaizen”, hvilket betyder at arbejde med forbedringer. Alle medarbejdere hos Toyota arbejder med PDCA og forbedringer, uanset deres niveau og position i virksomheden. Derudover gennemgår alle medarbejdere hos Toyota træning i PDCA mindst en gang om året.

Alle virksomheder har mange problemer og ting, der kan forbedres. I en Lean organisation betragtes problemer som en naturlig ting og en mulighed for forbedring og læring, og PDCA er den underliggende model. Tanken er, at hvis man kan identificere, synliggøre og løse problemer, vil man på sigt blive bedre end konkurrenterne. Derfor har Lean-virksomheder mange tavler, hvor problemerne (PDCA-aktiviteterne) og deres tilhørende forbedringsaktiviteter er synliggjorte for chefer, ledere og medarbejdere.

PDCA i praksis

Historisk set har det været svært at implementere PDCA (PDCA-cirklen) i en travl hverdag. Det kan være svært at gennemføre den grundige PDCA-proces med tilhørende læring, da mange i stedet vælger at springe direkte fra symptom til løsning. For at håndtere dette problem, udviklede Mike Rother i samarbejde med Toyota-medarbejdere, konceptet Toyota Kata, som sikrer en struktureret anvendelse af PDCA. Du kan lære mere om Toyota Kata.

Konklusion

I konklusion kan det siges, at PDCA er en fundamental del af Lean filosofien og en vigtig mentale model for innovation og udvikling. PDCA står for Plan, Do, Check, Act og er en eksperimentel og lærende tilgang til forbedringer og problemløsning i en virksomhed. Modellen kan anvendes i alle situationer, hvor der er behov for at ændre eller forbedre noget, uanset om det er store eller små ændringer.

PDCA er cirkulær, og det understøtter den kontinuerlige proces af løbende forbedringer i Lean-filosofien. I processen er det vigtigt at tage hensyn til den aktuelle situation og forstå den fuldt ud, inden man går i gang med at planlægge ændringer.

Metoden indebærer en proces bestående af fire trin: Plan, Do, Check og Act. I Plan-fasen identificerer man årsagen til problemet og planlægger ændringen, i Do fasen gennemfører og tester man planen, i Check fasen evaluerer man forsøget og lærer af det, og i Act fasen tager man handling baseret på læringen og implementerer ændringen.

PDCA hjulet er grundlaget for den lærende organisation og en forbedringskultur, hvor alle medarbejdere arbejder med forbedringer og innovation. PDCA anvendes også i Agile metodologien og Scrum.

Hos Compass tilbyder vi certificerede Lean kurser, hvor man kan lære mere om PDCA-modellen og dens principper i praksis. Med PDCA kan man løse problemer og implementere store forandringer grundigt og skabe en kultur af løbende forbedringer og innovation.

Hvor kan jeg lære mere om PDCA?

På Compass Certificerede Lean kurser bruger vi en hel dag på at undersøge den praktiske anvendelse af PDCA-modellen (PDSA-cirklen) og dennes principper. Du kan også lære mere om PDCA-modellen ved at undersøge dette emne PDCA modellen på Wiki.

PDCA, SCRUM, Agile og Six Sigma

En PDCA-cyklus er en lille læringscyklus, og denne tilgang til innovation og forbedringer går også igen i Agile-metodologien. Deltag på et af akademiets Scrum kurser.