Hvad er PDCA? Eksperimenter og Lær

Introduktion til PDCA (PDSA) cirklen

PDCA (Plan, Do, Check, Act) er fundamentet for den eksperimenterende og lærende virksomhedskultur.

PDCA, også kaldet PDCA modellen, PDCA cirklen eller PDSA cirklen, er måske den vigtigste mentale model i Lean. Men hvorfor er den det?

Fordi PDCA er fundamentet for den eksperimenterende og lærende tilgang til innovation og udvikling. PDCA (Plan, Do, Check, Act) er også standarden, for hvorledes vi ændre noget i Lean virksomheden. Det være sig, når vi skal forbedre noget eller løse et problem.

Video: PDCA

 

Store ændringer eller små justeringer?

I alle tilfælde bruges PDCA modellen. PDCA modellen går også under navnet Deming cirklen, og i vores sundhedsvæsen kendes den under navnet PDSA cirklen (Plan, Do, Study, Act).

Cirklen er rund, og årsagen hertil er, at det understøtter tanken om, at man kan blive ved med at udføre forbedringer. Den helt overordnede tankegang i Lean, hvor fokus ligger på de løbende forbedringer. 

 

Hvornår kan man bruge PDCA?

  • Som model for løbende forbedringer
  • Når man løser problemer
  • Når du starter et nyt forbedringsprojektet
  • Ved udvikling af en ny eller forbedret design af en proces, produkt eller service
  • Når man definerer og forbedrer en proces
  • Ved gennemførelsen nogen forandring – store eller små
PDCA - Modellen LEAN

Plan Do Check Act (PDCA modellen)

Processen består af 4 trin, som gennemløbes med uret rundt. Inde i midten er der en skive, hvor der står “forstå situationen”. Derved menes, at uanset i hvilken af de 4 faser man befinder sig i, så skal man hele tiden tage bestik af situationen, og hvad der er vigtigt på lige netop dette “trin”.

 

PLAN

Vi starter med at Identificere årsag til problemet/forbedringsmuligheden. Planlæg forandring, ved også at beskrive hvad du tror der vil ske, når justering/forandring er gennemført. Husk, at det du tror der vil ske, kun er en hypotese. Du har aldrig prøvet den nye tilstand før, og du kan derfor ikke være sikker på udfaldet.

Det er ligesom første gang du sætter dig op på en cykel. Det ser måske nemt ud, når andre gør det, men når du selv skal gøre det for første gang, så sker der som regel noget andet, end det du tror der vil ske. Så husk derfor, at din plan er at betragte som en hypotese, og skal afprøves i Do fasen.

DO

Dette er udførelses og test fasen. Afprøv din plan, og se hvad der skete. Afprøv planen indenfor et afgrænset område, et afgrænset tidsrum og et afgrænset antal gange.

CHECK (STUDY)

I Check fasen kommer læringen af vores forsøg, og check fasen er derfor den vigtigste fase i PDCA modellen. Flere bruger med rette betegnelsen Study i stedet for Check, hvor for eksempel vores danske sundhedsvæsen er en af dem.. Det giver mening, for I check fasen stiller vi de to vigtigste spørgsmål;

  1. Helt præcist hvad skete der i vores forsøg?
  2. Baseret på en beskrivelse af hvad der skete, helt præcist, hvad har vi så lært af forsøget?

Det er i disse to spørgsmål at PDCA har sin styrke og store værdi. Det er her alt læringen foregår og opsamles. Det er her refleksionen sker, og netop læring og refleksion er helt centralt i Lean. Derfor anses PDCA modellen også, af mange, som den vigtigste mentale model i Lean.

I de fleste tilfælde skete der ikke det, vi havde regnet med, men noget helt andet, og så har vi lært af det. I vores eksempel med første gang på cyklen må vi ned og støtte med foden, fordi vi ikke kunne holde balancen. Og det samme sker måske anden og tredje gang. Der skete med andre ord ikke det vi regnede med, og vi har lært, at man ikke lige kan sætte sig op på en cykel og cykle. Der skal andre tiltag til.

ACT

Tag handling baseret på, hvad du har lært af testen. Hvis ændringen ikke virkede, så gå til Plan og start forfra, prøv noget nyt. I cykel eksemplet kunne det f.eks. være at sætte støttehjul på cyklen.

Omvendt, hvis testen var en succes, så implementer ændringen. I en proces på en arbejdsplads vil det typisk være i form af en ny eller ændret jobinstruktion og tilhørende træning i den nye proces.

Det endelige mål er en bæredygtig varig ændring, der ikke vil falde tilbage til den gamle proces. I Lean har vi efter ændring af en proces øget fokus på at fastholde den nye måde at udføre processen på. Det kan f.eks. være på Kaizen tavlen, hvor vi hver uge følger op på om ændringen er blevet implementeret, så vi ikke glider tilbage i den gamle måde, hvorpå vi udførte opgaven.

Hvordan kan PDCA hjælpe?

  • Alle, fra topledelsen til medarbejdere på gulvet, benytter samme mentale fremgangsmåde til forandring.
  • Med PDCA kan vi løse problemer og indføre store forandringer grundigt. Herved kan der spares rigtig mange penge. Reflekter over hvor mange penge, vi som samfund kunne have sparet, hvis PDCA modellen var blevet anvendt i forbindelse med indkøb af IC4 tog, eller Sundhedsplatformen? Der er rigtig mange penge at hente gennem anvendelse af modellen.
  • PDCA er grundlaget for den lærende organisation. Der hele tiden tilgår ny læring i Check fasen.

PDCA og Kaizen


PDCA er således standarden for, hvordan vi ændrer eller forandrer noget i Lean. Og vi er jo netop interesseret i at skabe en forbedringskultur (kaizen kultur), hvor alle virksomhedens medarbejdere arbejder med forbedringer = ændringer.

Lean kultur udvikles af virksomhedens ledere og medarbejdere, der sammen skaber en kultur af løbende forbedringer og innovation (kaizen). At tingenes tilstand altid kan forbedres, bliver en naturlig måde at tænke på og en del af virksomhedens kultur – ligesom vi taler om en kaizen kultur, så kunne vi lige så godt tale om en PDCA kultur, for PDCA er jo grundlaget for alle kaizen aktiviteter.

Spørger du en Toyota medarbejder, hvad hendes opgaver er, vil du meget sandsynligt få svaret “min opgave er kaizen” = at arbejde med forbedringer. Alle medarbejder hos Toyota arbejder med PDCA og forbedringer, uanset hvilket niveau, og hvor i virksomheden de er ansat. Og som eneste metodeapparat, gennemgår alle medarbejdere hos Toyota PDCA træning en gang om året.

Alle virksomheder har mange problemer og ting, der kan forbedres. I en Lean organisation betragtes problemer som en naturlig ting, og en kærkommen mulighed for forbedring og læring, og PDCA er den underliggende model. Tanken er, at hvis man kan identificere, synliggøre og løse problemer, så vil man på sigt blive bedre end konkurrenterne. Derfor har Lean virksomheden mange tavler, hvor problemer (PDCA aktiviteter), med tilhørende forbedringsaktiviteter, er synliggjort for chefer, ledere og medarbejdere.

PDCA i praksis

Der har historisk være en del vanskeligheder med at få PDCA (PDCA cirklen) ud på gulvet, i en travl hverdag. Det er meget lettere at springe direkte fra symptom til løsning, og på den måde bypass den grundige PDCA proces med tilhørende læring. Til at modgå dette, udviklede Mike Rother, sammen med gode Toyota folk, konceptet; Toyota Kata, der sikrer en struktureret anvendelse af PDCA. Du kan her lære mere om Toyota Kata.

Hvor kan jeg lære mere om PDCA?

På Compass Certificerede Lean kurser bruger vi en hel dag på den praktiske anvendelse af PDCA (PDSA cirklen), og hvad PDCA er. Du kan også læse mere om PDCA modellen på Wiki.

Se også

Video: Formålet med procesforbedringer

Hvad siger

kursisterne

Kontakt

Ring på telefon: 48 16 30 81
Send en e-mail til info@comss.dk

lean kursus møde

Lean kurser – oversigten

Spørgsmål og kommentarer

0 kommentarer

Indsend en kommentar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.