Video Titel: PDCA Modellen

 Indhold: PDCA cirklen kort fortalt.
PDCA modellen er måske den vigtigste mentale model i Lean. Det er standarden for hvordan man ændre fra en tilstand til en anden. Både store og små ændringer.

 Længde: 10 min

 Underviser: Civilingeniør Niels Fester. Niels har 30 års erfaring med Lean. Uddannet på DTU og Harvard Business School. Har studeret Lean i USA og Japan og har været fagansvarlig for Diplom-uddannelsernes Six Sigma og Lean uddannelser.

Hvad er pdca?

PDCA, også kaldet PDCA modellen eller PDCA cirklen, er måske den vigtigste mentale model i Lean. PDCA (Plan Do Check Act) er standarden for hvorledes vi ændre noget i Lean. Det være sig når vi skal forbedre noget eller løse et problem. Store ændringer eller små justeringer. I alle tilfælde bruges PDCA modellen. PDCA modellen går også under navnet Deming cirklen, og i vores sundhedsvæsen kendes den under navnet PDSA (Plan Do Study Act).

Cirklen er rund. Årsagen hertil er, at det understøtter tanken om at man kan blive ved med at udføre forbedringer hvilket netop er tanken i Lean – løbende forbedringer.

Hvornår kan man bruge PDCA?

  • Som model for løbende forbedringer
  • Når man løser problemer
  • Når du starter et nyt forbedringsprojektet
  • Ved udvikling af en ny eller forbedret design af en proces, produkt eller service
  • Når man definerer og forbedrer en proces
  • Ved gennemførelsen nogen forandring – store eller små
pdca model

Plan Do Check Act (PDCA modellen)

Processen består af 4 trin som gennemløbes med uret rundt. Inde i midten er der en gul skive hvor der står “forstå situationen”. Derved menes, at uanset i hvilken af de 4 faser man befinder sig, så skal man hele tiden tage bestik af situationen og hvad der er vigtigt.

PLAN

Identificer årsag til problem/forbedringsmulighed. Planlæg forandring. Beskriv hvad du tror der vil ske når justering/forandring er gennemført. Husk, at det du tror der vil ske kun er en hypotese. Du har aldrig prøvet den nye tilstand før, og du kan derfor aldrig være sikker på hvad der vil ske. Det er ligesom første gang du sætter dig op på en cykel. Det ser måske nemt ud når andre gør det, men når du selv skal gøre det for første gang, så sker der som regel noget andet end det du tror der vil ske. Su husk derfor; at din plan er at betragte som en hypotese, og skal afprøves i Do fasen.

DO

Dette er test fasen. Afprøv din plan og se hvad der skete. Afprøv planen indenfor et afgrænset område, et afgrænset tidsrum og et afgrænset antal gange.

CHECK (STUDY)

I Check fasen kommer læringen af vores forsøg, og check fasen er derfor den vigtigste fase i PDCA modellen. I check fasen stiller vi de to vigtige spørgsmål;

  1. Helt præcist hvad skete der i vores forsøg? og
  2. Baseret på en beskrivelse af hvad der skete, helt præcist, hvad har vi så lært af forsøget?

Det er i disse to spørgsmål at PDCA har sin styrke og store værdi. Det er her alt læringen foregår og opsamles. Det er her refleksion sker, og netop læring og refleksion er helt centralt i Lean. Derfor anses PDCA modellen også af mange som den vigtigste mentale model i Lean.

Som regel skete der ikke det vi havde regnet med, men noget andet, og så har vi lært af det. I vores eksempel med første gang på cyklen må vi ned og støtte med foden fordi vi ikke kunne holde balancen. Og det samme sker måske anden og tredje gang. Der skete med andre ord ikke det vi regnede med, og vi har lært at man ikke lige kan sætte sig op på en cykel og cykle. Der skal andre tiltag til.

ACT

Tag handling baseret på hvad du har lært af testen. Hvis ændringen ikke virkede, så gå til Plan og start forfra, prøv noget nyt. I cykel eksemplet kunne det f.eks. være at sætte støttehjul på cyklen, eller at montere en pind bag på cyklen til at holde fat i lille Anders der skal lære at cykle. Omvendt, hvis testen var en succes, så implementer vi ændringen. I en proces på en arbejdsplads vil det typisk være i form af en ny eller ændret jobinstruktion og tilhørende træning i den nye proces.

Det endelige mål er en bæredygtig varig ændring, der ikke vil falde tilbage til den gamle proces. I Lean har vi efter ændring af en proces øget fokus på at fastholde den nye måde at udføre processen på. Det kan f.eks. være på Kaizen tavlen hvor vi hver uge følger op på om ændringen er blevet implementeret og at vi ikke glider tilbage i den gamle måde vi udførte opgaven på.

Hvordan kan PDCA hjælpe?

  • Alle, fra topledelsen til medarbejdere på gulvet, benytter samme mentale fremgangsmåde til forandring.
  • Med PDCA kan vi løse problemer og indføre store forandringer grundigt. Herved kan der spares rigtig mange penge. Reflekter over hvor mange penge vi som samfund kunne have sparet hvis PDCA modellen var blevet anvendt i forbindelse med indkøb af IC 4 tog, eller Sundhedsplatformen? Der er rigtig mange penge at hente gennem anvendelse af modellen.
  • PDCA er grundlaget for den lærende organisation. Der tilgår hele tiden ny læring i Check fasen.

PDCA og Kaizen


PDCA er således standarden for hvordan vi ændrer eller forandrer noget i Lean. Og vi er jo netop interesseret i at skabe en forbedringskultur (kaizen kultur) hvor alle virksomhedens medarbejdere arbejder med forbedringer = ændringer.

Lean kultur udvikles af virksomhedens ledere og medarbejdere der sammen skaber en kultur af løbende forbedringer og innovation (kaizen). At tingenes tilstand altid kan forbedres, bliver en naturlig måde at tænke på og en del af virksomhedens kultur – ligesom vi taler om en kaizen kultur, så kunne vi lige så godt tale om en PDCA kultur, for PDCA er jo grundlaget for alle kaizen aktiviteter.

Spørger du en Toyota medarbejder hvad hendes opgaver er, vil du meget sandsynligt få svaret “min opgave er kaizen” = at arbejde med forbedringer. Alle medarbejder hos Toyota arbejder med PDCA og forbedringer, uanset hvilket niveau og hvor i virksomheden de er ansat. Og som eneste metodeapparat, gennemgår alle medarbejdere hos Toyota PDCA træning en gang om året.

Alle virksomheder har mange problemer og ting der kan forbedres. I en Lean organisation betragtes problemer som en naturlig ting og en kærkommen mulighed for forbedring og læring, og PDCA er den underliggende model. Tanken er, at hvis man kan identificere, synliggøre og løse problemer, så vil man på sigt blive bedre end konkurrenterne. Derfor har Lean virksomheden mange tavler hvor problemer (PDCA aktiviteter), med tilhørende forbedringsaktiviteter, er synliggjort for chefer, ledere og medarbejdere.

Hvor kan jeg lære mere om PDCA?

På Compass Certificerede Lean kurser bruger vi en hel dag på den praktiske anvendelse af PDCA og hvad er PDCA. Du kan også læse mere om PDCA modellen på Wiki.

Andre gik til

Andre så også

Kaizen og PDCA

Lean principper

Lean er anderledes

Procesforbedringer

Vores kurser

N Undervisere uddannet i Japan
N Certificering inkluderet
N Fleksible kursus datoer
N Online Lean kursus materiale
N Tilknyttet ERFA netværk

Spørgsmål og kommentarer

0 kommentarer

Indsend en kommentar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.

Andre læser også

Hvad er lean?

Gemba

Værdistrømme og flow

Kaizen

PDCA-cirklen