Procesoptimering

Brug metoder til procesoptimering når du skal udvikle effektive Lean processer. Når man skal producere en hamburger, så foregår det gennem en proces. Når de frivillige forældre producerer hamburgere i den lokale fodboldklub, så er processen langsommelig, og burgerens kvalitet, og den medgået tid, er afhængig af, hvem der producerede burgeren.

Når McDonalds producerer en burger, så er processen optimeret til det yderste. De er hurtige, der går ikke råvarer til spilde, og burgerens kvalitet er konsistent, og uafhængig af hvilke medarbejdere der har produceret den. Her kan du få et overblik over akademiets Lean kurser i København og Aarhus.

Grundlag for procesoptimering

McDonalds har optimeret processen, eller rettere sagt, de har optimeret både bruger opskriften (specifikation og jobinstruktion), og oplæring af medarbejdere i at producere burgeren efter opskriften. Så skal du optimere en proces, uanset om det er en produktionsproces eller en service administrativ proces, så er der 2 ting, som du ikke kommer uden om:

• Standard arbejde, som dokumenteres i en jobinstruktion (svarende til en madopskrift for burgeren). Den beskriver, hvordan burgeren skal produceres med tilhørende specifikationer. Standard arbejde kan også beskrives, som best practice for udførelse af processen.
• En metode til træning (TWI eller lignende). Som specificerer hvorledes medarbejderen skal oplæres i processen.

Fodboldklubben har nok hverken jobinstruktion eller metode til oplæring af forældrene, og det svingende resultat bliver også derefter. Men McDonalds har både jobinstruktion og standard til oplæring af medarbejdere, og resultatet er også derefter – en høj grad af konsistens.

Og McDonalds har procesoptimeret burgerproduktionen over mange år, så de i dag er world wide markedsførende i produktion af burgere.

I denne artikel vil du kunne lære om teknikker til optimering af forretningsprocesser.

Metoder og teknikker

Både i produktion og i en administrativ kontekst. Der er mange elementer og metoder til procesoptimering, og vi vil her gennemgå flere af de vigtigste teknikker og metoder med tilhørende værktøjer til procesoptimering. På akademiets Lean kurser lærer du om flere teknikker og metoder til procesoptimering.

Metoder til procesoptimering

• Værdistrømsanalyse
• Standard arbejde og procesoptimering
• Jobinstruktion
• Kaizen og procesoptimering
• RPA og procesoptimering
• Six Sigma til procesoptimering
• Toyota Kata
• Procesoptimering gennem træning

Værdistrømsanalyse

De fleste opgaver løses gennem en række, på hinanden, følgende processer, og ikke kun én proces. Og der er derfor behov for at få et overblik over, hvor der er problemer i opgaveløsningen.

Det mest anvendte værktøj til at få dette overblik, og dermed til optimering af forretningsprocesser, er værdistrømsanalyse, også kaldet “brown paper analyse” eller “swim lane analyse”. Styrken ligger i, at du får et overblik over hvor forretningsprocessen (=værdistrømmen) har problemer i form af manmglende flow, kvalitetsproblemer, flaskehalse eller tilbageløb. Alle disse dårligdomme kan under ét – beskrives som anti-flow.

Gennem at analysere værdistrømmen (som består af en række på hinanden følgende processer) kan du få klarhed over hvilke processer i værdistrømmen, der skal være genstand for procesoptimering. Du kan lære om værdistrømsanalyse på akademiets kurser, eller se videoen her, for mere information om værdistrømsanalyse.

Standard arbejde og procesoptimering

Hvis vi går tilbage til eksemplet med standarder i den lokale fodboldklub, kontra burger produktion hos McDonalds, så er den helt store forskel, at McDonalds har nedskrevet og dokumenteret deres “standard arbejde” for produktion af burgeren i en jobinstruktion (=madopskrift). Og de har løbende forbedret og procesoptimeret deres “standard arbejde” og tilsvarende løbende korrigeret jobinstruktionen.

Så standardarbejdet, med den tilhørende jobinstruktion, er helt centralt for overhovedet at kunne optimere processen. En af de gamle mestre i Lean procesoptimering, japaneren Taiichi Ohno, gjorde det meget klart: “without a standard work (dokumenteres i jobinstruktion, red.) there can be no kaizen” (kaizen = forbedringer, red.). Du kan læse mere om standard arbejde her

Jobinstruktioner

Måden hvorpå processen udføres, dokumenteres i jobinstruktionen. Jobinstruktionen er vigtig, for det er den den danner grundlag for træning af medarbejderen, med det formål, at alle medarbejdere udfører processen på en og samme måde. Ligesom hos McDonalds. Uden en jobinstruktion vil du have en situation, hvor hver medarbejder har sin egen måde at udføre processen på. Dette vil give et uensartet output, kvalitetsproblemer og klager fra McDonalds kunder.

Kaizen og procesoptimering

Procesoptimering foretages løbende over tid. Hvis du betragter dit standard arbejde som en statisk tilstand, der ikke kan forbedres, så kommer i ingen vegne. Hvis du derimod betragter dit standard arbejde, som der hvor vi er i dag, og som vi kan forbedre i morgen, så begynder det at rykke. Og grundlaget for procesoptimering er tilstede.

I Lean kalder vi dette for kaizen. Kaizen kan bedst oversættes som “kontinuerlig forbedring”. Takken er, at alle i virksomheden, på alle niveauer, i alle funktioner, og altid, har kaizen aktiviteter (forbedringsaktiviteter) kørende. Man taler også om en kaizen kultur, eller en forbedringskultur. Et kaizen mindset er rigtig godt, når vi ønsker løbende procesoptimering, og det ligger i virksomheden kultur om dette optimerende mindset er til stede.

RPA og procesoptimering

Når en administrativ proces er optimeret, bliver det næste, fuldt ud at automatisere processen. Og de seneste år har RPA (Robotic Proces Automation) fået en rivende udvikling til automatisering af administrative processer. Robotterne kan mere, end man tror. Men det kræver, at processen er regelbaseret, og kan defineres skarpt med veldefinerede udfaldsrum. Læs mere om RPA.

Six Sigma til procesoptimering

Arbejder du med procesoptimering og kvalitet i produktionsprocesser, så kan du med stor fordel tage Six Sigma værktøjerne i brug. I produktionsprocesser har du ofte mange variable (tryk, temperaturer, råvarer osv.) og Six Sigma teknikker kan hjælpe dig med at klarlægge hvilke variable, der er årsag til evt. kvalitetsproblemer, og dermed genstand for procesoptimering. Se også oversigt over Six Sigma kurser.

Toyota Kata

Indenfor Lean og procesoptimering har Toyota Kata metoden de seneste år fået stor udbredelse. Metoden er bedst egnet til produktionsprocesser, men efterhånden har vi også fået kendskab til metodens anvendelse indenfor optimering af administrative processer.

Metoden går i sin enkelthed ud på at lade kvalificerede medarbejdere, med stort kendskab til processen, arbejde med procesoptimeringen. Det kræver en stærkt struktureret tilgang til gennem kontrollerede eksperimenter, at forsøge sig frem til en robust og optimeret proces. Metoden er ekstrem effektiv, og kræver en del træning af en coach inden du kaster dig ud i anvendelsen.  Du kan lære om Toyota Kata på akademiets kurser, og læse mere om Toyota Kata.

Procesoptimering gennem træning

Måske har du allerede udført en grundig procesoptimering, og alligevel oplever du en ustabil proces med kvalitetsproblemer? Og måske foreligger der allerede standard arbejde og en udførlig jobinstruktion? Måske er det medarbejderen der udfører processen, der ikke udfører processen som beskrevet i jobinstruktionen?

I det tilfælde er det mere et spørgsmål om træning og uddannelse, der skal til. I Lean findes en grundig standard metode til oplæring af medarbejderen. Den hedder TWI JI. Det står for “Traning Within Industry Job Instruction”. Metoden er særdeles grundig, og udnytter kendte pædagoiske principper til effektiv oplæring og træning af medarbejderen. Du kan her læse mere om TWI JI. 

Procesoptimering på Lean Kursus

Undervisningen foregår som en kombination af teori og praktiske øvelser. Og på akademiets Lean kurser får du “hands-on” træning i procesoptimering. Deltag på akademiets Lean kurser, og lær hvordan du optimerer Lean processer. Deltag på akademiets Scrum kursus.