Hvad er Lean

Hvad er Lean og hvad kan det bruges til?

Lean er en samling af principper, teknikker, metoder, værdier, kultur, værktøjer og ledelsesprincipper. Der er ikke en opfinder af Lean, da Lean er kommet til gennem mange årtier med bidrag fra mange gode praktikere – herunder amerikanske kvalitetsguruer og dygtige specialister fra Toyota. Men ingen kan tilskrives at have opfundet Lean. Du kan lære mere på Akademiets Lean kurser.

Lean er således summen af mange gode ideer, afprøvet i praksis. Kun de gode og mest nyttige ideer forbliver. De mindre gode falder fra og glemmes, i takt med at nye og mere nyttige kommer til. Lean er således under stadig udvikling, og skal tilpasses den kontekst, hvori det anvendes. Nogle værktøjer er nyttige i en serviceadministrativ kontekst, andre er gavnlige i en produktion.

1. Hvad er Lean værdistrømme og flow

Når Compass bliver kontaktet for at hjælpe en virksomhed i gang med Lean, ønsker virksomheden i 9 ud af 10 tilfælde at lære, hvordan man udfører en tværgående analyse af forretningsprocesserne. I Lean-verdenen kaldes dette for en værdistrøms analyse.

Med andre ord, er en værdistrøm en række af på hinanden følgende forretningsprocesser, og kan man få flow i opgaverne (informationer og materialer) gennem de tværgående forretningsprocesser, kan man på den måde opnå en effektiv opgaveløsning. I Lean er begrebet flow helt centralt, da en høj floweffektivitet er lig med en sund virksomhed.

3. Hvad er Lean principper

I 1990 udgav de to professorer, Jim Womack og Daniel Jones, bogen Lean Thinking. Bogen blev hurtigt en bestseller, og i bogen definerede forfatterne de 5 Lean-principper, inspireret af Toyota m.fl. Principperne er snævert knyttet til værdistrømme og forretningsprocesser.

Lean Princip Nr. 1: Kunde værdi

Definer, hvad kunden efterspørger, og hvad der bringer værdi for kunden? Hvad er det for et job, kunden hyrer os til at udføre (“Job to be done”)? Hvis ikke dette er klart fra starten, vil det ikke være muligt at producere et produkt eller en serviceydelse, som tilfredsstiller netop det, kunden efterspørger. Derfor er princippet om kundeværdi Lean-princip Nr. 1.

Lean Princip Nr. 2: Værdistrømmen

Når vi har identificeret, hvad der bringer værdi for kunden, er det en forretningsproces (i Lean-terminologi kaldet en værdistrøm), der leverer det efterspurgte værdi (produkt eller service). I praksis designer vi en værdistrøm, der producerer præcis det, som kunden efterspørger. Når værdistrømmen er designet, har vi også mulighed for at fjerne aktiviteter i værdistrømmen, som ikke bringer værdi (også kaldet spild). Lean-princip Nr. 2 går således ud på at definere den værdistrøm, der kan producere det ønskede produkt eller serviceydelse.

Lean Princip Nr. 3: Flow

Gennem den designede værdistrøm (de tværgående forretningsprocesser) flyder flowobjekter i form af informationer og materialer. Lean-princippet om flow er særdeles vigtigt i etableringen af en Lean-operation. Det modsatte af flow er en tilstand, hvor materialer og informationer konstant går i stå eller hober sig op i flaskehalse. Hvordan kan en virksomhed være effektiv, hvis der konstant er flaskehalse, eller flowobjekterne snegler sig af sted? En af de store forskelle mellem en Lean-ledelse og traditionel vestlig ledelse er, at i Lean-ledelse fokuserer vi på forbedringsaktiviteter, der skaber flow. Lean-princip Nr. 3 er derfor: Skab flow i materialer og informationer, så de flyder jævnt frem mod kunden.

Lean Princip Nr. 4: Træk

Dette princip er først og fremmest relevant i en fysisk produktion af materialer. Lad kunderne (eller næste proces i værdistrømmen) efterspørgselsbaseret trække materialer, således at der ikke overproduceres til lager, mere end ønsket. Princippet om træk giver først og fremmest mening, når det er materialer, der skal bevæges gennem værdistrømmen. Når flowobjekterne udgøres af informationer (der flyder i virksomhedens IT systemer) skubbes de igennem værdistrømmen. I praksis er dette tilfældet i værdistrømme, hvor flowobjekterne udgøres af dokumenter, sager og dataregistreringer.

Lean Princip Nr. 5: Løbende forbedringer

Ovenstående værdistrømme med tilhørende flow kan løbende forbedres gennem struktureret problemløsning og optimering. Lean princip Nr. 5 er derfor princippet om løbende forbedringer, også kaldet Kaizen i Lean terminologi. Lær om det på Lean kursus.

4. Hvad er Lean ledelse

Lean ledere fungerer som trænere. De hjælper medarbejderne med trygt at identificere problemer, og træner dem i løbende at arbejde med forbedringsaktiviteter.

Til Lean hører også et ledelsessystem. Systemet udgøres af 6 komponenter, og understøtter en organisation, hvor alle er engageret i løbende forbedringer (kaizen). Tænk bare på potentialet, når alle medarbejdere i organisationen bliver hørt og engageret i at forbedre virksomhedens forretningsprocesser. Lean ledelsessystemet sætter rammen for en sådan kultur. Det lærer du om på Lean kursus.

5. Opbygning af et Lean system

Hvis du tænker i systemer og tværgående værdistrømme, så kan du meget groft opstille en rækkefølge, for hvad der skal til, for at opbygge et Lean system. I videoen kan du se en grovskitse til, hvad der skal til, og i hvilken rækkefølge du skal tænke din opbygning af dit Lean system.

Trin 1. Tænk i flow

Det hele starter med en ledelsesmæssig erkendelse af, at flow i flowobjekter (informationer og materialer) er en god ting, og at aktiviteter der skaber flow skal prioriteres højt sammenlignet med andre udviklingsaktiviteter. Der er så mange ting en leder kan forbedre og prioriterer. En Lean leder vil fokusere, på aktiviteter der skaber flow.

Trin 2. Standard arbejde

Du kan ikke opnå flow uden at standardisere arbejdet (processerne). Og en standardiseret proces, kalder vi i Lean for standard arbejde. Det modsatte af Lean standard arbejde er, at processen ikke er dokumenteret i jobinstruktioner, og at medarbejderne derfor udfører processen på forskellige måder. Og hver medarbejder har sin metode til at udføre processen. Uden standard arbejde vil der være “antiflow” = kvalitetsproblemer og flow objekterne står stille eller har tilbageløb. Medarbejderne må kæmpe for at få tingene igennem systemer.

Trin 3. Visuel ledelse

Når vi har flow og standardiseret processer, så vil vi gerne kunne se om der er flow og standard arbejde. Dertil har vi visuel ledelse og tavler hvorpå vi kan se om der er flow og standard arbejde. Når chefer, ledere og medarbejdere kommen ind i området hvor arbejdet udføres, kan du på et sekund ses på tavlerne om der er fremdrift i arbejdet eller ej. Det er ikke nok kun at have det i systemerne.

Trin 4. Ansvarlig opfølgning

Når vi har visuel ledelse, så bliver det meget lettere for ledere at følge op på arbejdets udførelse. Lederne kan gå hen til tavlerne, og på tavlerne kan de se, om der er fremdrift i drift og udviklingsopgaver. Det modsatte af ansvarlig opfølgning er, at ledere aldrig viser sig i området hvor arbejdet udføres.

Trin 5. Leder standard arbejde

Vi har travlt med, at medarbejderne skal udføre arbejdet præcist, som det står i jobinstruktionerne. Men hvad er så ledernes standard arbejde? Hvad er det, en Lean leder skal gøre standard? (ud over MUS samtaler og budgetter).

Udtrykket for dette er Leder Standard Arbejde. For en uddybning, se venligst blog indlægget om Leder Standard Arbejde.

Trin 6. Løbende forbedringer

Endelig skal alle i virksomheden lære at arbejde med kaizen og løbende forbedringer, og ultimativt opbygges en forbedringskultur hvor arbejdet med kaizen er en naturlig del af alle medarbejdere og lederes arbejdsopgaver.

6. Lean Proces Forbedringskultur

Mange tænker på Lean som værende et værktøj til optimering af forretningsprocesser. Og Lean har da også rigtig meget fokus på processer. Der er 4 formål med at forbedre processerne:

1. At gøre tingene nemmere for medarbejderne og kunderne.2. At gøre produkterne bedre – skabe mere værdi for kunderne.3. At udføre opgaverne hurtigere. Her tænkes på gennemløbs- eller leveringstider.4. At producere ydelser og produkter billigere. Her tænkes på omkostninger.

Det er vigtigt at bemærke, at fokus er i ovenstående rækkefølge, og særlig under hensyn til de to første punkter – at gøre tingene nemmere (punkt 1), under stadig hensyntagen til kvalitet (punkt 2).

Hvis du starter i den modsatte rækkefølge, med fokus på kortsigtede besparelser, så vil det være vanskeligt, og din Lean transformation vil højst sandsynligt fejle. Så start med fokus på punkt 1 og 2 – så kommer punkt 3 og 4 automatisk efterfølgende.

7. Lean historie

Lean er ikke opfundet af nogen bestemt. Lean er kommet til over de sidste mange år, men det var i bogen “Lean Thinking” at Jim Womack og Daniel Jones for alvor satte begrebet Lean på dagsordenen. Det at tænke i tværgående forretningsprocesser, også kaldet værdistrømme, flow og forbedringskulturer, var på det tidspunkt nyt. Og forfatterne beskrev det, så andre mennesker kunne forstå det.

Lean er under konstant forandring, og udvikler sig over tid, i takt med at nye værktøjer og metoder opstår. Historisk er det ofte de enkle og let forståelige værktøjer, der overlever og bliver anvendt. De komplicerede går ofte i glemmebogen. Så Lean er summen af alles ideer – dine ideer, mine ideer, alles ideer. Aggregeret over tid så kun de bedste overlever, og er tilbage.

8. Hvad kan Lean bruges til

Lean virksomheden kan producere produkter og serviceydelser, der bringer mere værdi til kunderne, hurtigere end konkurrenterne, og ved brug af færre ressourcer. Dette skaber over tid mere loyale kunder, der kommer igen, fordi de får mere værdi, hurtigere leveret – i forhold til konkurrenterne. Derved øges sandsynlighed for genkøb.

Lean skaber en forandringskultur tunet til at håndtere forandringer i omverdenen, store og små. Dette, sammen med en høj operationel effektivitet, gør Lean virksomheden meget vanskelig at konkurrere imod. Du lærer meget mer om dette på akademiets Lean kursus.

9. Hvilke virksomheder bruger Lean

Lean er en måde at drive en virksomhed på. Lean kan derfor anvendes i alle typer virksomheder, og i alle virksomhedens funktioner. Lean er ikke kun anvendeligt i produktion, men kan i høj grad også bruges i virksomhedens service og administrative funktioner. Virksomheden kan vælge at benytte værktøjerne alene (værktøjslean), eller den kan være ambitiøs, og gå efter at skabe en forbedringskultur (Lean kultur eller kaizen kultur).

Over tid skaber Lean en effektiv organisation der kan udvikle og producere produkter og serviceydelser hurtigere og mere omkostningseffektivt. Det kan både vores offentlige og private virksomheder bruge.

10. Lær mere om Lean

Akademiet tilbyder et komplet program af Lean kurser, fra Lean introduktion til Lean Specialist Master Black Belt. Du kan lære mere om disse former på Lean kurser. Se alle Scrum kursus.