Hvad er Toyota Kata?

Introduktion til Toyota Kata og hvad metoden kan bruges til. Der gives også en kort introduktion til hvorledes det hænger sammen med Lean. Lær om det på Lean kursus.

Hvad er Toyota Kata, hvorledes hænger konceptet sammen med Lean og hvad kan det bruges til? Toyota Kata er den til dato bedst kendte, og mest effektive måde at udvikle en proces eller en værdistrøm på.

I 2009 publicerede Mike Rother metodeapparatet Toyota Kata. Rother havde i mange år studeret Toyota og hvorledes virksomheden driver innovation, og baseret på de erfaringer, definerede Rother metodeapparatet. Toyota Kata kan bedst beskrives som en teknik, eller en videnskabelig metode, til at udvikle værdistrømme og processer. Teknikken tager udgangspunkt i den videnskabelige metode, og på samme måde som i Lean, så er PDCA også hjertet i Toyota Kata.

Mens anvendelsen af PDCA i Lean kan forekomme vanskelig og noget ustruktureret, så er Toyota Kata særdeles struktureret og en meget systematisk måde at drive innovation omkring virksomhedens processer og værdistrømme. Denne systematiske og strukturerede tilgang søges indarbejdet i virksomhedens måde at udvikle på gennem gentagelse af strukturen, og deraf inspiration til navnet Kata – ligesom en Kata som det kendes fra kampsport.

Toyota Kata har de seneste år fået bred anerkendelse, og anvendes i dag i en række danske virksomheder. Særligt i USA er metoden udbredt, formentlig grundes Mike Rother og hans amerikanske partnere. Og konceptet er den seneste “hype” indenfor Lean, og den gode nyhed er, at det virker og er effektivt.

Toyota Kata består af to Kata’er som vil blive beskrevet i det følgende:

• Improvement Kata: måden hvorpå vi målsætter med tilhørende delmål.
• Coaching Kata: Måden hvorpå vi gennem struktureret coaching kommer hen til de ønskede mål.

Improvement Kata – Toyota Kata’s del 1

Improvement Kata (eller forbedrings kata på dansk) er den ene af konceptets 2 kata’er, og den består af 4 trin. Improvement Kata kan bedst beskrives som måden hvorpå der målsættes, og du får en en beskrivelse af de 4 trin.

1. Forstå retningen – vision og challenge

Improvement kata starter med at definere målsætningen. Vision er alt for floffy, så i stedet benyttes mere håndgribeligt udtryk “Challange”. En Challenge adskiller sig fra almindelige målsætninger ved at være på værdistrøms niveau. Det man traditionelt ser, er silo målsætninger, eksempelvis salgsmål, produktionsmål, økonomimål, kvalitetsmål, servicemål osv. Fælles for disse målsætninger er, at de ikke er knyttet til en specifik værdisstrøm, men snarere virksomhedens siloer. Om en challenge kan siges:

• Bringer konkret værdi for (intern) kunden
• Målbar
• Skal nedbrydes til procesniveau
• Kun 1-3 år ud i horisonten
• Let at forstå
• Relateret til en værdistrøm og nedbrudt til procesniveau

Eksempler på challenges på værdistrømsniveau kan være:

• At kunne levere serviceproduktet på 2 uger
• At kunne få 20% ekstra igennem vores produktionslinje uden ekstra maskine kapacitet

Når en challenge er defineret på hele værdistrømmen, så skal den nedbrydes til procesniveau, således at de kritiske processer kan forbedres. Det kan være processer med flaskehalse, kapacitetsproblemer eller kvalitetsproblemer.

En challenge har en tidshorisont på 1-3 år (vi har dog også set det klaret på 7 måneder). Den er et godt skridt i retning af virksomhedens vision, og når vi er i mål, så har værdistrømmen rykket sig så kunder og medarbejdere siger “WOW” – det var godt nok pokkers at de kan det du. Toyota- og improvement kata fokuserer på værdistrømme – og det er værdistrømme vores kunder bedømmer os på. Ofte går en challenge på at minimere gennemløbstiden.

2. Forstå den nuværende situation – current condition

Trin 2 i Improvement kata går på en analyse af processens nuværende situation. Hvis man vil et nyt sted hen med processen, så er man i sagens natur nødsaget til af forstå processens nuværende situation. Processen kan eksempelvis lide af kvalitetsproblemer,  tilbageløb, eller den kan være ustabil.

3. Beslut delmålsætning – next target condition

For at nå hen til processens endeligt målsætning (challenge), så kommer vi derhen igennem små delmålsætninger. Eller med andre ord; vi spiser elefanten i små bidder. Hver gang vi er nået i mål med en delmålsætning, så sætter vi en ny delmålsætning. Delmålsætningerne kan “next target condition”. Delmålsætningerne har en tidshorisont på 1 uge til 3 måneder. Eksempler på delmålsætninger kan være:

• Produktet holder 6 sigma specifikationer
• Øge kapaciteten med 10%
• Eliminere tilbageløb i processen

4. PDCA frem til din delmålsætning

På samme måde som i Lean, så er PDCA hjertet i Toyota kata. Det er måden hvorpå vi gennem en masse små PDCA eksperimenter “lærer” os frem til en løsning. Det ligger i forståelsen af Toyota Kata, at det er du medarbejdere der er tættest på processen (Gemba) der udfører alle PDCA eksperimenterne. Vejen dertil er brolagt med mange forhindringer, eksempelvis:

•  Vi ændrer på en procesvariabel (trykket), men det blev bare værre
• Vi prøver en ny opstilling, men det hjalp ikke
• Vi ser om vi kan registrere data på en ny måde, men det gik ikke
• osv.

Når vi har forsøgt forskellige ting længe nok, så får vi pludselig succes. På den “legende/lærende” måde når vi til sidst vores target condition, og så sætter vi en ny target condition. Og det fortsætter vi med indtil vi når processens challenge. På den måde er improvement kata måden hvorpå vi målsætter i Toyota kata, og PDCA er hjertet, præcis som vi kender det i Lean.

Coaching Kata – Toyota Kata’s del 2

Improvement Kata lyder jo meget enkelt, logisk og lige til at gå til. Men så enkelt er det ikke. Problemet er det gamle velkendte, at vi ofte springer direkte fra problem til løsning – eller sagt med andre ord, vi gennemfører ikke PDCA læringscyklusser som jo netop er det vigtige og grundlaget for al læring.

For at sikre grundige læringscyklusser, består Toyota Kata derfor også af en Coaching Kata. I denne kata sikrer en Kata coach at proces ejeren gennemfører grundige lærings PDCA cyklusser, og på den måde PDCA’er sig frem til løsninger. Coaching Kata sikrer at strukturerede PDCA forsøg kommer ned i procesejerens DNA, og væk fra ustrukturerede forsøg.

Coaching er ikke nemt, og for at gøre det mere enkelt, benytter konceptet, Coaching Kata, sig af en enkelt kort med 5 spørgsmål på. De 5 standard spørgsmål sikrer at coach stiller de rigtige spørgsmål, og tvinger dermed procesejeren igennem grundige PDCA cyklusser.

Coachen møde op ved processen med 1-2-3 dages mellemrum og stiller spørgsmålene til procesejeren. I mellem coaching sessions udfører procesejeren PDCA eksperimenter med processen.

Toyota Kata Story Board

Til at holde rede på de mange PDCA eksperimenterne, benytter procesejeren sig af et story board. Hver kan der udføres PDCA eksperimenter, så noterer procesejeren resultater og læring på tavlen. Story boardet benyttes samtidig som coaching objekt. D.v.s. at coaching sessions foregår ved story boardet, som igen er placeret i nærheden af processen som skal forbedres. Dette gør det nemmere for både Coach og proces ejer at gennemføre coaching sessions.

Implementering af Toyota Kata

Toyota kata implementeres bedst ved at prøve konceptet i en pilot, på en pilot proces. Teknikken kan fint læres lidt mere grundigt på et 2 dages Toyota Kata kursus (se under special kurser), eller modulet indgår også i Lean Specialist uddannelsen. Det anbefales at prøve konceptet med en positiv proces operatør, og så gøre sig sine erfaringer dermed.

Toyota Kata Litteratur

Den altdominerende driver bag Toyota Kata er Mike Rother. Det er ham der har gjort det store arbejde med at definere hele metodeapparatet, og det er også ham der har skrevet de bedste bøger om emnet. Vi kan anbefale begge Mike Rothers bøger:

• Toyota Kata
• Toyota Kata Practice Guide

Toyota Kata Kursus

Lær om Toyota Kata på akademiets 2 dages kursus. Her får du en grundig oplæring i Toyota Kata og hvordan du kan starte det i din egen virksomhed. Se datoer og priser for Toyota Kata Kursus. Du har her et overblik over akademiets certificerede Lean kurser.

Mere Toyota Kata Viden

Derudover har Mike Rother også sin egen hjemmeside Mike Rother Website.  Det er imponerende hvad du kan finde af gavnlig hjælp på hans hjemmeside, og hermed en varm anbefaling til hele hans arbejde. Deltag på akademiets Scrum kursus.