Hvad er Six Sigma?

En metode til forbedring af kvalitet og effektivitet

Opdag hvordan du kan forbedre din virksomheds performance markant med Six Sigma

Six Sigma

En løsning til at optimere kvaliteten

Six Sigma, også kendt som 6 Sigma, er en af de mest anerkendte og effektive metoder til at løse eller forbedre tekniske, organisatoriske eller procesrelaterede kvalitetsproblemer. Hvis du ønsker at lære mere om Six Sigma eller Lean-metoden, kan du undersøge dette yderligere. Styrken ved Six Sigma ligger i at træffe kvalificerede beslutninger baseret på data, i modsætning til beslutninger truffet på baggrund af antagelser, følelser eller intuition.

Det kan siges, at virksomheder der anvender Six Sigma, bliver drevet af data og træffer beslutninger baseret på dette. Er dette relevant i nutidens virksomheder? Ja, i høj grad. Der er mange penge at hente ved at have en datadrevet tilgang til at drive og udvikle en virksomhed, samtidig med at man undgår irrationelle beslutninger, der ikke giver forretningsmæssig mening.

Hvis du arbejder i en virksomhed inden for industri eller produktion, har du sandsynligvis hørt om Six Sigma. Du kan måske endda have fået en introduktion eller været en del af et forbedringsprojekt, hvor Six Sigma blev anvendt. Men for mange små og mellemstore virksomheder kan metoden have været for dyr og for kompleks.

Men dette er ved at ændre sig. Six Sigma er i dag blevet mere tilgængeligt. Softwaren er blevet billigere og mere brugervenlig, værktøjerne er blevet modne og lettere at forstå, og det er ikke længere kun for ingeniører. Nøglemedarbejdere uden en ingeniørbaggrund kan lære værktøjerne, og softwaren kan i dag klare statistikken for dem, der ikke er så glade for statistik.

Six Sigma handler om at anvende en struktureret, videnskabelig og datadrevet metode til at forbedre ethvert aspekt af en virksomhed, herunder organisationen, processerne eller de menneskelige aspekter. Det handler også om at engagere sig i en disciplinær indsamling og analyse af data for at finde de bedste måder at opfylde kundernes behov, mens man tager hensyn til virksomhedens egne behov, minimerer brugen af ressourcer og maksimerer virksomhedens lønsomhed.

Hvem opfandt Six Sigma?

Six Sigma blev udviklet af virksomheden Motorola i 1970’erne, da de havde stigende problemer med at konkurrere på produktkvalitet. I 1980’erne udviklede Motorola metoden som en omfattende kvalitetsfilosofi for at sikre høj kvalitet i bred forstand, herunder organisation, produkter, services og de tilhørende processer.

Motorolas mål med metoden var at skabe en organisation, med tilhørende forretningsprocesser, produkter og services, der kunne imødekomme kundernes forventninger på den mest effektive måde og med færrest mulige omkostninger. Det blev en stor succes for Motorola, og andre store virksomheder, især GE, hurtigt fulgte deres eksempel og implementerede også Six Sigma som deres virksomhedsfilosofi.

Six Sigma i dag

Efter mange års brug af metoden er det blevet klart, at styrken ligger i de metodiske værktøjer til at indsamle data, analysere data, kommunikere med data og træffe beslutninger baseret på data. Især nøglemedarbejdere, der arbejder med kvalitet og analyserer store datamængder, har brug for disse færdigheder. Og det kan ses, at de fleste deltagere på Compass Six Sigma og Lean kurser er netop nøglemedarbejdere og ledere, der har behov for at kunne analysere data. De kommer ofte fra virksomheder, der håndterer mange data, såsom de seneste store online aktører.

Six Sigma og variation

Six Sigma sigter mod at fjerne variation i processer, produkter og services. Formålet er at kunne levere den præcise service eller det produkt, som kunden efterspørger, og gøre det konsistent over tid. Når du besøger en restaurant eller café, har du sikkert præferencer. Måske besøger du en bestemt café fordi du ved, at både kaffen og servicen er præcis som du ønsker det. Det er vigtigt, at caféen leverer den samme serviceoplevelse konsisten over tid, ellers kan det føre til skuffelse. Det kræver, at caféens processer er standardiserede og at de har minimeret variationen i deres processer. Samme kaffe, samme styrke, samme sukker og kage tilbehør, samme tilberedningstid, samme venlighed i servering, samme tilgang til aviser osv. Med andre ord, minimering af variation i processerne. Six Sigma kan hjælpe med dette.

Hvis du arbejder i produktion, ved du, hvor tricky og vigtig variation kan være. Specifikationer skal nøje overholdes, for at kunderne accepterer produktleverancerne, og hvis dette ikke er tilfældet, kan det føre til afviste leverancer med store omkostninger til følge. Motorola havde netop problemer med tolerancer i 1980’erne på deres mobiltelefoner. Sammenlignet med Nokias telefoner var Motorola’s løse i samlingerne, hvilket gav brugerne en fornemmelse af dårlig kvalitet. Det var præcis denne variation i tolerancer, som Motorola ville minimere, og de havde nu et effektivt metodeapparat til netop dette formål.

Six Sigma bælter

 

Motorola havde vanskeligt ved at motivere nøglemedarbejdere til at lære statistisk procesanalyse. De brugte et par uger på at finde en måde hvorpå de kunne “sælge” virksomhedens nye kvalitetsinitiativ til både ledere og nøglemedarbejdere, en måde hvorpå de kunne brande Six Sigma og gøre det attraktivt at lære. Ud kom ideen med Six Sigma bælter inspireret fra kampsport, og den prestige det var at have en højere rang.

  • White: Kender til begreber. Har fået en kort introduktion.
  • Yellow: Har fået træning. kan bruge en del værktøjer. Deltager i projekter og har ofte en vigtig rolle med at indsamle data. Kan udføre en del analysere selv.
  • Green: Kan hele DMAIC projektmodellen, og dermed mange vigtige ting i projektet. Behersker mange vigtige værktøjer og kan udføre mange analyser på egen hånd.
  • Black Belt: Kan alt, hvad en Green Belt kan, plus flere avancerede værktøjer og metoder. Har typisk en tværorganisatorisk koordinerende rolle og forankrer projekterne til topledelsen.
  • Master Black Belt: Kan endnu mere og er mere rutineret. Master Black Belts ses sjældent i danske virksomheder.

    Som i kampsport, kan du forbedre dine færdigheder i takt med, at du lærer nye teknikker og bliver rutineret. Rækkefølgen er white, yellow, green, black og master black. Bæltestrukturen har også sneget sig ind på Lean kurserne i de senere år.

Six Sigma projektområder

For at minimere variation og forbedre processer består Six Sigma af tre hovedprojektområder:

  1. DfSS (Design for Six Sigma), DMAIC, og BPM (Business Process Management). DfSS anvendes, når man ikke kan løse et problem ved at forbedre den eksisterende proces eller produkt, og man derfor skal redesigne en ny proces eller udvikle et helt nyt produkt/proces/service.
  2. DMAIC, den mest kendte og anvendte projektmodel, anvendes når man ikke kender årsagen eller løsningen på et problem i en eksisterende proces/produkt. DMAIC står for Define, Measure, Analyze, Improve, Control.
  3. BPM anvendes til at sikre effektiv procesledelse ved at måle kvalitet og igangsætte forbedringer ved kvalitetsproblemer. BPM samler den overordnede ramme for Six Sigma-tankegangen og sikrer succes både med DMAIC og DfSS.

DMAIC modellen

DMAIC projektmodellen er den mest anvendte model for gennemførelse af et projekt i Six Sigma. DMAIC består af fem faser, som metodisk gennemgås i projektet. Forkortelsen DMAIC står for Define, Measure, Analyze, Improve, Control.

Hver fase i DMAIC har et hovedformål, som vi besvarer gennem projektet.

Define: Hvad er problemet, vi ønsker at løse?
Measure: Hvor stort er problemet, og hvordan kan vi måle det?
Analyze: Hvad er årsagen til problemet, og hvordan kan vi undersøge det?
Improve: Hvordan kan vi løse problemet, og hvilke løsningsforslag skal vi overveje?
Control: Hvordan kan vi sikre, at løsningen bliver implementeret og vedligeholdt, så problemet ikke opstår igen?

Kort beskrivelse af de 5 faser:
Define: Identificer og definere problemet og projektmålet.
Measure: Måling og indsamling af data om problemet.
Analyze: Analysere data og identificere årsager til problemet.
Improve: Udvikle og implementere løsninger til problemet.
Control: Implementere kontrolmetoder for at sikre løsningen vedligeholdes og problemet ikke opstår igen. 

Fase 1 Define

I Define-fasen søger vi at definere hvilket problem vi vil løse. Det kan lyde banalt, men ofte er det ikke klart præcist hvilket problem der skal løses, og hvad målsætningen for projektet er. Derfor er Define-fasen det første trin i et Six Sigma-projekt. For eksempel, hvis vi har en proces med en veldefineret fejltype, kan vi beslutte at definere, at vi kan acceptere en fejlrate på f.eks. 0,05%. Det er også vigtigt at definere, hvornår en handling er en fejl, og hvordan man afgør det. Derfor starter projektmodellen med at definere, hvilken type fejl vi ønsker at løse, hvornår det er en fejl og ikke-fejl, hvordan vi bestemmer det, og hvilken tilstand vi ønsker at opnå, f.eks. hvor mange fejl er acceptabelt i processen. Define-fasen afsluttes med at definere det endelige mål.

Fase 2 Measure

I Define-fasen definerede vi et mål, f.eks. at en fejlrate på 5% er acceptabel. Nu skal vi måle (analysere) processen for at forstå, hvor stort problemet er. Hvis problemet er lille, kan vi gå tilbage til Define-fasen og redefinere målsætningen. Hvis problemet er stort, går vi videre til Analyze-fasen. Modellen er altså ikke mere fastlagt, end at vi altid kan tage højde for situationen og redefinere målsætningen, hvis det er nødvendigt.

Fase 3 Analyze

Det gamle ordsprog “Man kan ikke løse et problem uden at kende årsagen til det” holder 100% stik, også i Six Sigma. I Analyze-fasen søger vi at finde årsagen til problemet. Det kan være svært at finde årsagen, da der er mange mennesker og faktorer involveret, og det kan være komplekst. Der kan være mange udsagn, holdninger og antagelser om hvad problemet er og hvordan det kan løses. I Six Sigma-verdenen er det vigtigt at basere konklusioner på fakta, ikke på antagelser eller holdninger. Det kan være svært at adskille fakta fra antagelser, men det er nødvendigt for at løse problemet effektivt. I Six Sigma-verdenen er fakta – data.

Fase 4 Improve

I Analyze-fasen fandt vi årsagen til problemet, og i Improve-fasen skal vi nu løse problemet. Vi forlader ikke Improve-fasen før problemet er rent faktisk løst. Det er vigtigt at bemærke, at selvom vi er sikre på at vi kender årsagen til problemet og har fundet en løsning, så er dette løsningsforslag altid en hypotese. Vi kan ikke være sikre på, at vores løsning vil fungere. historien viser os, at mange første forsøg på teknologi eller projekter ikke altid er vellykket første gang, men det er gennem testing og justeringer, man kan nå målet. Derfor holder vi løsningen op mod målet eller succeskriteriet fra Define-fasen, indtil problemet er løst eller den nye tilstand er bedre.

Fase 5 Control

Hvis du har haft et kursus i projektledelse, er du sandsynligvis bekendt med det gængse udtryk: “implementering – implementering – implementering”. Det gælder også for Six Sigma-projekter. Problemet er, at den nye tilstand, af mange forskellige årsager, ofte glider tilbage til den gamle tilstand. Det er svært for os mennesker at ændre adfærd, og vi har tendens til at gøre det, vi plejer. Control-fasen har derfor fokus på at fastholde den nye tilstand. Konkret definerer vi det nye standardarbejde i instruktioner med tilhørende træning og uddannelse. Det er en ledelsesopgave at sikre, at den nye adfærd faktisk implementeres i praksis.

Hvad betyder Six Sigma?

Som et statistisk udtryk betyder Six Sigma, at en proces har en fejlprocent på mindre end 3,4 fejl per million muligheder.

En simpel måde at beregne Six Sigma er ved hjælp af en formel: (1 – antallet af fejl / antallet af mulige fejl) * 1,000,000 = Six Sigma.

For eksempel: Hvis en proces har 100 fejl i 1 million muligheder, vil Six Sigma være: (1 – 100/1,000,000) * 1,000,000 = (999,900/1,000,000) * 1,000,000 = 999,900 Six Sigma.

Hvis man ønsker at opnå Six Sigma skal man arbejde på at reducere antallet af fejl og variation i processen og opnå en fejlprocent på mindre end 3,4 fejl per million muligheder.

Men bare rolig, denne udregning sker nemt og hurtigt via software. 

Hvad er Six Sigma kommunikation

Vi har tidligere nævnt, at vi ønsker at træffe beslutninger baseret på data og fakta. Derfor er en vigtig del af Six Sigma at kunne kommunikere analyseresultaterne på en måde, så kollegaer eller ledere uden statistisk viden kan forstå dem. Det er ikke en god praksis at sende en masse tabeller til beslutningstagere. Resultaterne skal forklares og visualiseres, så interessenter og beslutningstagere kan forstå præcis, hvilke konklusioner der kan drages fra analysen.

Six Sigma i service og administration?

Six Sigma har stor udbredelse i produktionsvirksomheder, men de seneste år kan vi se en stigende interesse for at anvende metoden i service- og administrative virksomheder. Kan det bruges? Ja, det kan det i høj grad. Det er en udbredt myte, at Six Sigma kun er for produktion. Når vi kigger på deltagerne på Compass’ åbne kurser, ser vi en stigning blandt alle virksomheder, der har mange data, herunder:

Produktionsvirksomheder
Sundhedsområdet – både offentlige og private virksomheder
Finansiel sektor
Telekommunikation
Online virksomheder
Six Sigma kan anvendes i både produktion- og servicevirksomheder, og det er en myte, at det kun kan anvendes i produktion. Læs mere om dette på Wikipedia’s Six Sigma artikel

    Six Sigma og Kvalitets omkostninger

    Kvalitetsproblemer koster dagligt virksomhederne rigtig mange penge. Six Sigma har derfor fokus på at minimere omkostningerne, der er forbundet med dårlig kvalitet. Derfor knytter begrebet CoPQ – Cost of Poor Quality – sig til Six Sigma. Begrebet understreger vigtigheden af metodens fokus på kvalitetsforbedringer og de tilhørende omkostninger. Akademiet tilbyder en række Six Sigma- og Lean-kurser. Du kan lære mere om dette på akademiets Six Sigma-kurser, eller se her alle Lean-kurser. Kvalitetsproblemer koster dagligt virksomheder rigtigt mange penge. Six Sigma har derfor fokus på at minimere omkostninger forbundet med dårlig kvalitet. Dertil knyttes begrebet CoPQ – Cost of Poor Quality. Begrebet understreger vigtigheden af metodeapparatets fokus på kvalitetsforbedringer med de tilhørende omkostninger. Akademiets tilbyder en lang række Six Sigma og Lean kurser

    Kontakt

    Ring på telefon: 48 16 30 81
    Send en e-mail til info@comss.dk